So on line dogodki lahko zanimivi vsaj tako kot dogodki v živo – ali pa še bolj?
Da, zagotovo!
Glede na svetovne trende se trenutno vsi dogodki izvajajo po spletu. Tudi pri njihovi organizaciji upoštevajte pravilo: daljši kot je dogodek, bolj mora biti dodelan in zanimiv, da zadrži pozornost sodelujočih.
Tudi spletni dogodki so lahko odprtega in zaprtega značaja:
- odprti za celotno splošno javnost,
- dostopni samo za zaprto skupino ljudi, ki do dogodka dostopa s povabilom na spletno platformo, na kateri dogodek gostite.
Spletni dogodek lahko organizirate za svoje poslovne partnerje, strokovno javnost, splošno javnost ali za sodelavce v podjetju.
Po spletu lahko na primer gostite konference strokovnjakov, webinarje, posvete, okrogle mize… – torej vse, kar ste sicer delali v živo. Spletna orodja vam v okviru večjega dogodka omogočajo celo delavnice v manjših skupinah.
Spletne dogodke lahko organizirate tudi interno, torej za zaposlene ali sodelavce vašega podjetja, na primer zaključni sestanek tega leta. Ta dogodek je lahko ob dobrem načrtovanju prav tako uspešen in zabaven, kot bi bil dogodek v živo.
Posebno v letu, kot je 2020, ne pozabite: vaši sodelavci še bolj potrebujejo občutek, da so del ekipe. Potrebujejo nagovor vodje, ki jih bo pomiril, jim predstavil rezultate in tudi načrte za naprej. Tako boste okrepili zaupanje in pripadnost podjetju. Zgolj pisna komunikacija po e-pošti letos ni dovolj.
Se spletni dogodki zelo razlikujejo od dogodkov v živo?
Primerjava seznama nalog za pripravo dogodka v živo in spletnega dogodka vsekakor pokaže nekaj razlik – a na prvi pogled jih sploh ni veliko. Seveda pa se dejanski obseg razlik, kot vedno, pokaže v izvedbi posameznih točk na seznamu nalog.
Osnovna check lista za dogodek v živo:
- najem prostora
- catering
- vabila za udeležence
- pošiljanje vabil (tekst vabila in urnik dogodka)
- priprava liste prisotnosti
- dogovor z govorci
- priprava prezentacij
- tehnične zahteve za posamičen govor (prezentacije, filmi, drugo…)
- voditelj dogodka
- priprava scenarija dogodka
- priprava tehnične podpore
- ozvočenje
- osvetlitev
- fotograf
- prezentacije
- …
- okrasitev prostora
- ureditev razstavnih panojev
- zabava po dogodku
- darila/pozornosti za udeležence
- …
Razlike s spletnim dogodkom:
Check lista za spletni dogodek:
- najem prostora (spletne platforme, ki jo želite uporabiti);
- catering (odpade, lahko pa sodelavcem ali udeležencem kaj pošljete po pošti);
- vabila za udeležence (velja enako, a upoštevajte, da spletni dogodek potrebuje več vabil in opomnikov);
- pošiljanje vabil (tekst vabila in urnik dogodka),
- priprava liste prisotnosti (se avtomatsko generira znotraj spletnega orodja);
- dogovor z govorci (velja enako):
- priprava prezentacij (POZOR pri oblikovanju prezentacij, nekatera spletna orodja namreč odrežejo del prezentacije, zato preverite, če je vidna v celoti);
- tehnične zahteve za posamičen govor (prezentacije, filmi, drugo…) NUJNO testirajte pred dogodkom;
- voditelj dogodka (moderatorja potrebujete v obeh primerih);
- priprava scenarija dogodka (nujen tudi pri spletnem dogodku);
- priprava tehnične podpore (morda nekoliko drugače kot v živo, zagotovo pa je potrebno tudi pred spletnim dogodkom vse preveriti: ozadja, osvetlitev, ozvočenje, kamero);
- okrasitev prostora (pri spletnem dogodku urejamo ozadje vsakega govorca);
- ureditev razstavnih panojev (izvedljivo tudi na spletu, uporabno predvsem pri dolgotrajnih dogodkih)
- zabava po dogodku (after party lahko organizirate tudi po spletnem dogodku 😊);
- darila/pozornosti za udeležence (po želji lahko pošljete po pošti).
Spletni dogodki se glede organizacije bistveno ne razlikujejo od dogodkov v živo. So pa zahtevnejši za tiste govorce, ki se z računalnikom ne znajdejo najbolje. Poleg tega zahtevajo tehnično ekipo, ki odlično obvlada orodje, izbrano za gostovanje vašega dogodka.
Pozor! Razlika med dobrim in vrhunskim dogodkom je v podrobnostih!
Pri vsaki od naštetih nalog bodite pozorni pri izvedbi. Na seznamu je namreč videti enostavno, pri izvedbi pa se rado zatakne. Tukaj namreč stvari postanejo zapletene.
Poglejmo eno od nalog: najem prostora za dogodek v živo
Najdemo prostor, ki nam je všeč in lahko sprejme želeno število ljudi. Nekaj ur pred dogodkom, ko se začnejo praktične priprave in se na eno mesto zgrnejo govorci, catering in potrebna tehnična ekipa, pa lahko postane zelo zanimivo:
- ozvočenje sicer deluje, ampak ne podpira naših potreb;
- projektor ne deluje ali pa ni kompatibilen z računalniki govorcev;
- nihče ne najde platna za projekcijo;
- luči je veliko, a žal povsod tam, kjer jih nočemo (kjer jih potrebujemo, jih pa ni) – še posebej pomembno, če želimo dogodek posneti;
- vtičnic za elektriko ni tam, kjer jih potrebujemo;
- tehnična ekipa v stavbi je neodzivna ali so že odšli domov …
Podobno je pri najemu spletnega „prostora“
- Spletno platformo zakupimo, še preden pomislimo na specifike našega dogodka: kaj bomo potrebovali in katera spletna platforma nas bo pri tem najbolje podprla.
- Računalniki govorcev ali udeležencev dogodka ne podpirajo vseh naših zahtev.
- Prezentacij ne moremo deliti, kot bi jih želeli.
- Dostop do izbrane platforme je zahtevnejši, kot smo mislili, udeleženci imajo s tem težave.
Navidezno enostavne naloge nam torej lahko povzročijo veliko glavobolov in slabe volje.
Kako se sploh lotiti načrtovanja spletnega dogodka?
Najprej razmislite, kakšen dogodek bi imeli, če bi ga lahko izvedli v živo, z vsemi ljudmi zbranimi na enem mestu. Izberite teme, razmislite o govorcih, urniku… Postavite si torej cilje dogodka. Tako boste jasno razdelali idejo o namenu dogodka.
Potem imate na voljo dve možnosti:
- prva možnost: pokličete Aetas in nam prepustite organizacijski del. Za nami je že veliko zelo uspešnih tovrstnih dogodkov in nanje smo dobro pripravljeni.
- druga možnost: izvedbo prevzamete sami. Pri tem ne pozabite na določene specifike:
-
- Ljudje ob računalniku skoncentrirano zdržimo krajši čas kot v živo, zato je na to potrebno misliti ob načrtovanju dogajanja po spletu.
- Tema naj bo res zanimiva in tako tudi predstavljena. Uporabite vse tehnične možnosti za privlačno prezentacijo: posnetek govorca ob predstavitvi, dodatni filmčki, samo strani prezentacije, slikovni material, ankete… – vse, kar imate na voljo, da gledalca animirate do konca dogodka.
- Razmislite: želite, da se udeleženci vključujejo v dogodek ali ne.
- Razmislite o platformah, ki jih boste uporabili: vsaka ima svoje prednosti in slabosti.
- Razmislite, kje boste hranili posnetke in kako boste dostop do njih udeležencem omogočili po dogodku.
- Pripravite si mailing listo vseh udeležencev, ki želijo dogodek spremljati.
- Pripravite si lijak mailov s povabili na dogodek.
- Poskrbite, da bo nekdo stalno spremljal debato na klepetalniku in govorcem predajal zastavljena vprašanja.
- Razmislite o kamerah in zornih kotih, ki udeležencem omogočajo kar najboljšo izkušnjo spletnega dogodka.
- Ne pozabite na dobro ozvočenje.
“Razstavni prostor” na spletnem dogodku – je to sploh mogoče?
Je mogoče. Na dogodkih v živo smo navajeni na stojnice z letaki in informatorji, ki obveščajo o izdelkih ali storitvah. Če organizirate interno srečanje v podjetju, običajno pokažete najnovejše izdelke ali plakate, na katerih se pohvalite z dosežki.
Vse to lahko naredite tudi po spletu. Uporabite lahko logotip podjetja ali ustanove in fotografije izdelkov. Med odmorom se na zaslonu pojavi vaš izdelek s kratko predstavitvijo, ki jo na zaslonu zadržimo še nekaj minut po odmoru, ko se udeleženci vračajo k nadaljevanju dogodka. Tako zagotovimo, da bo izdelek oz. predstavitev videlo čimveč udeležencev, hkrati pa med čakanjem na zamudnike ne bodo strmeli v prazen zaslon. Pri teh predstavitvah ne pozabite na glasbo.
Številne platforme omogočajo tudi komunikacijo v manjših skupinah, v katerih se lahko z udeleženci dogodka družite, kot bi se v živo.
Kljub novim pravilom za organizacijo dogodkov in zbiranja ljudi ni razloga, da dogodkov ne bi več organizirali. Kakovostno jih lahko izpeljete tudi po spletu. V časih, ko se ne moremo fizično družiti, so taka druženja še posebno pomembna, saj lahko pripomorejo k dobremu razpoloženju in optimizmu.
Če se vam zdi, da bi bil tak dogodek odlična rešitev za prednovoletno srečanje vaših sodelavcev ali za predajanje znanja o vaših izdelkih strokovni javnosti, nas pokličite na 051 652 344 ali nam pišite na info@aetas.si. Skupaj bomo oblikovali najboljšo možno rešitev za vaše potrebe.