Se kdaj konec dneva vprašate, kam je šel dan, in imate občutek, da niste ničesar naredili? Ali pa vam ostane ogromno dela in kar ne veste, kdaj boste zamudo nadoknadili? Če se vam tak dan zgodi samo občasno, ni težave. Če pa se vam to pogosto dogaja, preberite nasvete za izboljšanje produktivnosti, ki smo jih zbrali, in preverili, če resnično delujejo.
Naša produktivnost se pogosto izgubi v poplavi nalog, ki jih opravljamo, in pozornost se raztrese. V tej množici informacij veliko stvari izgubimo ali pozabimo nanje. Motilci naše pozornosti so nešteti – še posebno, ko delamo od doma: e-pošta, družbena omrežja, hladilnik, otroci, domače živali, telefon, sosedje, prijatelji … Zagotovo veste, katerih je pri vas največ.
Kako torej premagati “motilce” produktivnosti
Da lahko premagamo “motilce,” moramo najprej vedeti, kaj sploh je produktivnost.
Produktivnost = namen + pozornost.
Produktivni ste torej vedno, ko veste, zakaj nekaj delate, in temu posvetite svojo stoodstotno pozornost. Namen nam običajno ne povzroča težav. Nemotena pozornost je tista, ki jo je težje doseči, saj motnje zmanjšujejo našo produktivnost.
“Kaj je naš namen? To je odgovor na vprašanje, ZAKAJ nekaj počnemo. Ko ga poznamo, je veliko lažje zbrati energijo in čas, da to tudi naredimo. Na svojem seznamu nalog (ang. to do list) določite svoj zakaj. Ko ga poznate, ste namreč bolj motivirani, da tej dejavnosti posvetite tudi svojo pozornost. Kajti samo če nalogi posvetite pozornost, jo boste dejansko izpeljali.” Mike Vardy
Kako torej gradimo pozornost
Avtor Mike Vardy pravi, da pozornost okrepimo tako, da čim več stvari spravimo iz glave na papir. Tako razbremenimo možgane, da se lahko dejansko posvetimo tistemu, kar želimo narediti.
Kako razbremeniti možgane
Umirite se. Vzemite list papirja in zapišite svoje misli, ideje. Namenite temu procesu nekaj časa. Pišite vse, kar vam pade na pamet. Tukaj ni prostora za cenzuro.
Opazujte svojo biološko uro. Če niste jutranja oseba, si zjutraj ne nalagajte dela, ki zahteva vso vašo pozornost. Tako zgolj izgubljate svojo energijo. Delujte s svojo biološko uro, ne proti njej.
Razmislite o svojih navadah. Katere že imate in katere bi si želeli imeti? Navade dan razdelijo na manjše dele. Ker so povezane z vedno enakim početjem, so kot neke vrste vsakodnevni rituali, ki vas pomirjajo in vam dajejo občutek, da imate stvari pod nadzorom. Zato razmislite o svojih navadah. Katere vam služijo in katere ne? Katere bi želeli vpeljati? Potem to naredite. Za to potrebujete disciplino in čas. Najmanj 21 dni.
Tematsko obarvan čas: določite dnevu glavni fokus in se ves dan posvetite eni sami temi. Na primer, če je tema stranke, urejajte vse, kar je povezano z njimi. Kličite jih, pišite ponudbe, urejajte spletno stran …
Razporedite čas v časovne bloke: razporedite naloge v časovne bloke, da se boste lažje nadzorovali (hold accountable).
Ustvarjanje navad: začnite z eno navado in jih postopoma dodajajte. Na primer: če želite med svoje navade dodati telovadbo, jo umestite v svoj koledar vsak dan ali trikrat tedensko in takrat telovadite. Potrebovali boste kar nekaj časa, da bo novo opravilo postalo navada.
Ustvarite si rutino – ta se razvije iz ustvarjanja navad. Rutina bo uokvirila vaš dan in vam dajala občutek, da nadzorujete svoj čas.
Načrtujte vsaj naslednji dan: izberite tri pomembne naloge in vse ostale stvari načrtujte okrog njih.
Pri načrtovanju svojih aktivnosti ne pretiravajte z raznimi aplikacijami za organizacijo. Izberite jih nekaj in jih uporabljajte.
Nekaj praktičnih nasvetov za optimalno uporabo elektronske pošte
Ali ste vedeli, da:
- povprečen zaposleni uporabi kar 28% svojega časa za odpiranje elektronske pošte?
- v povprečju odgovori na zgolj 25% sporočil?
- se čas največkrat izgublja zaradi neorganiziranega elektronskega poštnega predala?
1. Ne uporabljajte elektronske pošte za seznam nalog. “To do list” naj bo v ločenem dokumentu ali orodju, ki je temu namenjeno in vas bo podpiralo pri uresničevanju vaših nalog.
2. Pospravite elektronska sporočila iz poštnega predala v podmape. Podmape si uredite po svojem sistemu, ki se vam zdi najbolj uporaben.
Mike Vardy priporoča, da si podmape uredimo po temah, ki smo jih določili glede na fokus dnevov v tednu. Vsak dan torej izpraznimo in pospravimo elektronski predal. Vsebine posamezne mape se lotimo takrat, ko je čas oziroma dan zanjo. Tako se znebimo pritiska polnega elektronskega predala in občutka, da nismo produktivni.
Uporaba koledarja
“Koledar je naš dogovor s samim seboj. Ne napolnite ga s preveč stvarmi, da se ne boste preobremenili. Preveč nalog v koledarju ubija vašo motivacijo, da bi se jih sploh lotili.” Mike Vardy
Mike Vardy priporoča sofisticiran način organizacije našega dneva. Kako združiti seznam nalog z elekronsko pošto, koledarjem in tematsko obarvanimi dnevi? Razvil je posebno matrico, ki dan popolnoma razdela in ga organizira. Vsakemu dnevu določi okvirno temo in znotraj tem razporedi aktivnosti.
Meni se je ideja zdela zelo zanimiva in sem jo poskusila vpeljati v svoje življenje.
V podjetju uporabljamo Trello. Ta se nam dobro obnese, ker po njem spremljamo projekte ter si delimo podatke in dokumente.
Predal za elektronsko pošto sem počistila tako, da vsa elektronska sporočila, ki niso neposredno vezana na poslovne partnerje, razporedim v tematske mape. Tako zdaj ta sporočila hitreje najdem.
Hitro sem se zavedla, da vsi predlogi Mikea Veryja pri meni ne bodo delovali.
Preprosto nisem oseba za 100% organizacijo svojega časa.
Se tudi sami kdaj znajdete v precepu, ko se priporoča način dela, ki vam nikakor ne diši?
To je popolnoma normalno. Ljudje smo različni in različno tudi obvladujemo svoj čas. Pomembno je, da se zavedate, kakšni ste, in to upoštevate pri načrtovanju svojih dni. Pomembno je tudi, da se ne počutite slabo, ker se v predstavljenem kalupu ne najdete.
Različne osebnosti ali kakšne barve je vaša motivacija
Metoda DISC učinkovito razloži, da smo ljudje zelo različni. Tako kot različno komuniciramo, tudi različno dojemamo, kaj potrebujemo za svojo motivacijo oz. stimulacijo, da bomo uspešno opravili svoje naloge.
Če ste na primer po DISC-u rumeni ali rdeči, boste vsak dan najraje delali po principu trenutnega navdiha oz. kamor vas bo dan odnesel. Če to veste, potem si dan začrtajte tako, da boste to upoštevali. Naloge načrtujte okvirno, zapišite, kaj je pomembno tisti dan opraviti.
Ne načrtujte nalog na uro natančno, ker se tega ne boste držali. Če bi to počeli, bi delovali proti sebi, se spravljali v slabo voljo in hranili občutek, da ste nesposobni. Upoštevajte svoje lastnosti in energijo vsak del dneva vložite v to, v čemer ste prav takrat najboljši. Tako boste vsako nalogo opravljali z največ energije.
Če želite ugotoviti, katere barve ste po DISC-u, kliknite sem in se naročite na testiranje.
Če pa vas zanima, kakšne barve je vaša motivacija, se naročite za SDI testiranje >>
Kako se torej lotiti organizacije svojega časa
(spodnje nasvete lahko upoštevate, ne glede na to, katere barve je vaša motivacija)
NAPIŠITE NA LIST PAPIRJA
Pišite vse, kar vam pade na pamet, ne cenzurirajte se. Zapišite tako svoje službene kot zasebne obveznosti, zapišite tudi svoje želje. Tako sprostite svoje možgane in hkrati preprečite stres pred tem, da bi kaj pozabili.
PREGLEJTE NALOGE IN JIH SEGMENTIRAJTE
Preden začnete segmentacijo nalog, še nekaj napotkov za oblikovanje segmentov. Vaš pristop k segmentaciji vaših nalog naj bo: preprost (enostavno ga je razložiti), vzdržen (aktualen v vseh okoliščinah) in fleksibilen (prilagaja se različnim situacijam).
DOLOČITE OKVIRNE TEME, KI JIH VAŠE NALOGE POKRIVAJO.
Teme okvirno ločite na službene in zasebne. Znotraj teh dveh okvirjev določite naslednji nivo tem. Na primer komunikacija: pod to krovno temo spada vse, kar povezujete s komunikacijo (pisanje pogodb in elektronskih sporočil, klicanje in tako naprej).
POSTAVITE NALOGE NA SEZNAM NALOG
Naslednji korak, ki se ga lotite, je pregled nalog in njihova segmentacija. Zdaj jih vpišite na svoj “to do list.”
Mike Vardy sicer predlaga, da dneve v tednu razdelite tematsko. Sama sem poskusila, ni se mi obneslo. Rada imam raznolikost. Tudi če je dan pretežno namenjen ustvarjanju vsebine, rada koga vmes pokličem in delam nekaj popolnoma drugega kot je ustvarjanje vsebin. A v dnevu, namenjenem vsebinam. vsaj nekaj ur v kosu pišem. Stišam telefon, izklopim elektronsko pošto in se posvetim besedilu.
ČRTAJTE NALOGE NA “TO-DO seznamu”
Pomembno je prečrtati naloge, ki ste jih opravili. To vam psihološko daje občutek, da ste produktivni, poleg tega pa dobite pregled nad tem, kaj vse ste že opravili in kaj vam je še ostalo.
Ste vedeli, da obstaja kar nekaj nasvetov o črtanju nalog na seznamu?
- ravna črta čez nalogo: naloga je opravljena;
- črta s puščico na koncu: zavesten prenos naloge na drug “to do list;”
- vijugasta črta: izbris naloge (naloge ni več ali ni več potrebna).
Predvsem pa konec vsakega dne preglejte seznam svojih nalog in pripravite nov seznam za naslednji dan. Tako boste imeli svoje naloge pod nadzorom, kolikor je le mogoče.
Upoštevajte tudi, da vaša služba ni edina, ki zahteva svojo prisotnost na ”to do list”. Na svoj koledar ali seznam lahko postavite tudi naloge iz zasebnega življenja, na primer telovadbo. Tako ustvarjate novo navado in svoj ritual, ki vas bo polnil z energijo.
Morje nasvetov o produktivnosti
Na spletu lahko najdete veliko nasvetov in celo posebnih sistemov, ki vam lahko pomagajo pri povišanju produktivnosti.
Sama sem jih veliko prebrala in številne tudi preizkusila, zato vam svetujem, da pri poskusih za izboljšanje vaše produktivnosti nujno upoštevate svojo osebnost, svojo energetsko uro in način, kako radi delate. Če se z načrtovanjem svojega urnika in nalog na njem tlačite v okvirje, ki jih vaša osebnost ne podpira, ste z načrtovanjem zgolj izgubljali čas, saj se ga ne boste držali. Še huje: počutili se boste slabo.
Če pri višanju svoje produktivnosti potrebujete pomoč, nas pokličite na 051 652 344. Morda bo dovolj že posvet o načrtovanju vaših dni in DISC ali SDI testiranje.
Če se vam zdi, da pri vsakodnevnem delu izgubljate preveč energije, naloge pa niso opravljene, ne izgubljajte več časa. Splošno znano je, da smo pogosto slepi pri odkrivanju možnih izboljšav zase.
Naročite se na posvet in nam dovolite, da vam pomagamo dvigniti vašo motivacijo in produktivnost.