V zadnjem letu smo se velikokrat srečali s situacijo, v kateri smo fizično ločeni drug od drugega morali najti nov način, kako sodelavce – nove ali stare – priučiti novih nalog. Šele ko se znajdeš v situaciji, ko novitet ne moreš pokazati v živo, postane jasno, koliko stvari se učimo s posnemanjem in zgledom. Kako dobro bomo nekomu razložili področje njegovega dela, je zelo odvisno od naše besedne spretnosti in neposrednosti ter naše sposobnosti praktičnega prikaza novitet s pomočjo raznih spletnih orodij.
Kje pri uvajanju na novo področje dela prihaja do težav?
Uvajanje je lahko težavno že v živo. Pogosto oseba, ki delovno mesto zapušča, že delno dela na novem delovnem mestu in tako s svojimi mislimi ni »čisto zraven« pri uvajanju, lahko pa je sploh ni več v podjetju. Takrat funkcijo tistega, ki uvaja, prevzame vodja oddelka ali več oseb, ki osebo uvedejo v različne kompetence, ki jih mora obvladati.
Vsak, ki je že kdaj predajal delovne naloge oziroma uvajal novega sodelavca na delovno mesto, se najbrž spominja, kako nestrpno in hitro je to želel opraviti. Ste tudi vi že kdaj to izkusili? Še težje je, če si ti tisti, ki si mora zapomniti številne nove informacije …
Se strinjate, da ni večje frustracije, kot kadar oseba, ki ji nekaj razlagamo, tega ne razume in enostavno ne dojame, kaj ji želimo povedati? Pa je tega res sama kriva?
Poznate DISC? To je orodje, ki pomaga prepoznati, kako z ljudmi komunicirati, da nas bodo razumeli. Če poznate DISC, poznate to »pravilo«: Ljudje želijo biti nagovorjeni v svojem jeziku – tedaj vas bodo zlahka razumeli.
Če torej želite, da vas ljudje razumejo, potem se morate naučiti izražati tako, da bo komunikacija hitra in enostavna. Za vas in za poslušalca.
Ni pomembna samo komunikacija
Seveda predaja dela ali uvajanje na novo delovno mesto ni samo stvar komunikacije. Pomembno se je zavedati tudi, da novi sodelavec nima vseh znanj, ki jih imate vi, in da potrebuje čas, da jih bo osvojil.
Na izobraževanjih za vodje običajno največ »aha trenutkov« povzroči preprost graf o stopnjah motivacije za opravljanje dela. S pomočjo tega grafa razložimo, zakaj se moramo s svojim načinom komunikacije IN z načinom dela prilagajati potrebam človeka, ki vstopa na novo delovno področje, in ne svojim potrebam.
Ne, ni vedno lahko
Saj nihče nikoli ni rekel, da je vodenje lahko 🙂 Ko nekoga uvajate na novo delovno mesto, ste vodja. Dobre veščine vodenja pa so pri uvajanju ključne, da lahko delovni proces čim hitreje nemoteno teče, se strinjate?
Zelo preprosto lahko rečemo, da je uvajanje na novo delovno mesto podobno kot ko otroka učimo hoditi: na začetku ga ves čas držimo za obe roki, ko je bolj zanesljivo na nogah, mu pomagamo samo z eno roko, in ko je samostojen, ga izpustimo.
Na grafu je še četrto področje, ki ga otroku običajno ne zaznamo, pri vseh nas pa je pri našem delu vedno prisotno: področje, ko smo predolgo na nekem delovnem mestu in nas to začne dolgočasiti. Zakaj je to področje za vodjo pomembno, razložimo na naših delavnicah vodenja.
Poznavanje kompetenc delovnega mesta
Pogoj za dobro uvajanje so jasne kompetence delovnega mesta. Seveda jih je več. Novi sodelavec ne bo vseh naenkrat razvil 100%. Preverite, katere kompetence so za vas ključne in jih potrebujete najprej. Potem preverite, katere od kompetenc sodelavec že ima. Nato se skupaj odločita, kako bosta delala na izgradnji vsega potrebnega.
Kako torej virtualno vpeljati novega člana tima?
-
Zavedajte se, da to ne gre hitro.
Uvajanje zahteva svoj čas. Bolj kot je nekdo »zelen« na nekem področju, dlje ga morate »držati za roke.« Če se greste sistem »vrzi v vodo in plavaj,« potem pričakujte frustracije in napake. Zanje ni kriv nov zaposleni, pač pa vodja – tega se včasih premalo zavedamo.
-
Upoštevajte, da imata lahko z osebo, ki jo uvajate, zelo različna načina komunikacije.
Prav zato je dobro, da vsi v podjetju opravite teste, kot je na primer DISC. Tako se boste izognili marsikateri težki situaciji. S pomočjo tega orodja boste znali izbrati tak način komunikacije, s katerim boste novo področje in delovne naloge predstavljali na novemu sodelavcu prijazen način. Od vodje, če to ni njegov primaren način komunikacije, bo to seveda lahko zahtevalo dodaten trud, ampak pomislite, koliko časa, frustracij, napak in denarja boste tako prihranili.
-
Preverite, katere kompetence oseba potrebuje na delovnem mestu in kako ima razvite.
Potem aktivno delajte na njih. Eno po eno. Ne poučujte nasplošno, bodite konkretni. Tako boste pokazali spoštovanje do svojega sogovornika in si prislužili njegovo spoštovanje. Pomislite, kolikokrat ste se počutili neumne, ker so vas sogovorniki podcenjevali, niso pa vam razložili tistega, kar ste res potrebovali.
-
Dogovorite se z osebo, ki jo uvajate, kako bosta delali.
Na začetku skupaj preživljajta veliko časa. Lahko sta praktično ves čas povezana s spletnimi orodji, lahko pa se dogovorita za predajo nalog in na začetku res pogosto preverite, kaj je sodelavec že opravil. Tu ne gre za kontrolo, pač pa za vodenje. Glede določenih kompetenc se bosta slišala velikokrat, glede določenih pa manjkrat.
-
Dopustite samostojnost (ob pravem času in na pravih področjih).
To je prava umetnost! Kdaj spustiti človeka, da dela popolnoma sam? Če se držite kompetenc in ste se s sodelavcem dogovorili, kaj je minimum znanj, potem vam to ne bo težko. Težava se zna zgoditi pri obeh skrajnostih: ko prehitro pričakujete vse ali sploh ne dopustite samostojnosti. Oboje je enako nevarno.
-
Držite se dogovorjenih terminov.
Pomislite, kako zelo neugodno je za novega sodelavca, če zanj/o nikoli nimate časa, čeprav ste se dogovorili, da mu boste na voljo. S tem mu sporočate, da je popolnoma nepomemben. A v resnici ni tako. Ko predajate delo novemu sodelavcu, je to enako pomembno kot vaše novo delo. Če mu ne boste predali znanj in mu pomagali razvijati kompetenc, bo delal po svoje, kar lahko pripelje do frustracij, slabe volje, zamer, napak ter izgube veliko časa in denarja.
-
Tehnično se usposobite.
Pripravite si mape za deljenje dokumentov. Te postavite na strežnik tako, da bo novi sodelavec lahko dostopal do njih. Pripravite pomembne kontakte, pravilnike – karkoli potrebujete, da bosta do teh dokumentov oba hitro dostopala. Naučite se učinkovito uporabljati orodja, ki jih uporabljate pri procesu uvajanja novih sodelavcev.
Pomisleki in frustracije
To mi bo vzelo čisto preveč časa!
Najbrž ste med branjem zgornjih alinej pomislili, da za tak »nežen način« nimate časa. A če dobro poznate kompetence, ki jih delovno mesto zahteva, in se pogovorite s sodelavcem, kaj od tega že zna, potem bosta skupaj delala samo na tistih kompetencah, ki jih še nima razvitih. Nihče ni na vseh področjih takoj samostojen. Bodite torej dostopni za vprašanja, tudi za tista, ki se ponavljajo.
Ves čas me sprašuje isto! Kako ne pokapira!
Pri vprašanjih, ki se ponavljajo, poslušajte, kaj vas oseba res sprašuje. Aktivno poslušanje in gledanje ponujata veliko odgovorov, ki jih oseba morda ne bo izrazila z besedami. Z nekaj vprašanji, ki so pravilno zastavljena in povedana v mirnem tonu, boste odkrili, kje je v resnici težava.
Če imate občutek, da ste izčrpali vse svoje zmožosti in res ne vidite več izhoda, prosite koga drugega, da razloži isto stvar. Včasih pa si je treba tudi priznati, da je bila na delovno mesto izbrana napačna oseba.
Mi smo se sami učili, pa naj se še ta mladi!
Kot že omenjeno zgoraj, tak način ni najbolj primeren, če želite usklajen tim in hitre pozitivne rezultate. Podjetja, ki procesu uvajanja namenijo pravo mero pozornosti, so homogena. Prava mera pomeni pravo razmerje med razlaganjem in dopuščanjem samostojnosti.
Omejitve in prednosti spletne komunikacije
Splet nam je odvzel fizično bližino, ni pa nam odvzel stika. Vidimo se, slišimo se, lahko delimo svoje dokumente in zaslone – kot bi to naredili v živo. Govorica telesa je sicer omejena na obraz in zgornji del telesa, vendar pa nam omogoča, da vidimo človeka in njegovo reakcijo na povedano.
Ko razlagate, opazujte ljudi. Če do vas čutijo strahospoštovanje, morda ne bodo zastavljali vprašanj, kar pa ne pomeni, da morate vi (pre)hitro zaključiti z razlago.
Vodja je vedno tudi coach in mentor. To je del njegovih nalog. Opazuje, povzema, postavlja vprašanja, razlaga, išče načine, kako predstaviti temo, ne da bi pri tem izgubil živce. Da, ni lahko – je pa potrebno, če na delovnem mestu želite kompetentnega sodelavca.
Pri spletni komunikaciji potrebujete določeno tehnično spretnost, da delite zaslon, prikazujete dokumente, uporabljate tablo in podobno. Vsega tega smo se lani in letos precej hitro naučili, pa tudi spletna orodja so se prilagodila in ponujajo veliko funkcij, ki jih je enostavno uporabljati.
Še vedno pa velja osnovno pravilo: pomemben je pristen odnos med ljudmi. Upoštevajte, da je oseba na drugi strani zaslona morda prestrašena, da je karakterno popolnoma drugačna kot vi, da bo morda določene stvari delala drugače kot vi (kar ni nujno vedno slabo) – da bosta oba zadovoljna, ko bo čas uvajanja mimo.
Veščine aktivnega poslušanja in gledanja, DISC metoda, postavljanje kompetenc in veščine uporabe spletnih orodij so zgolj nekatere od veščin, ki vas jih lahko naučimo v Aetas akademiji. Lahko vam pomagamo tudi z individualnimi svetovanji ali skupinskimi izobraževanji.
Prihranite si čas in veliko slabe volje – pokličite, da vam predstavimo svojo celotno ponudbo.
Pokličite na 051 652 344 ali nam pišite na info@aetas.si.