V novem valu ukrepov za zajezitev posledic okužb s koronavirusom se v podjetjih spet srečujemo z delom od doma. Načeloma si ga občasno vsi želimo, a niso vsi sodelavci navdušeni nad njim. Poleg tega je odreditev dela na domu marsikje razdelila time, saj se doma vsak organizira po svoje. Na plano so prišle osebne preference ljudi, kdaj si želijo delati in kdaj čas nameniti sebi. Občasno pa se lahko pojavi nekaj hude krvi, saj pri razporejanju delovnih ur niso vedno usklajeni vsi člani tima.
Delo od doma torej danes ni več želja vsakega sodelavca. Nekoč je bilo delo od doma nagrada – dan, ko smo lahko za računalnikom sedeli v trenirki in zjutraj v miru dlje časa pili kavo kar doma. Danes, ko smo v to prisiljeni, ni več tako.
LJUDJE SMO RAZLIČNI IN DELO OD DOMA NE USTREZA VSEM ZNAČAJEM
Občasno delo od doma je odličen način, da opravimo naloge, ki zahtevajo tišino in mir – to nam lahko ponudi dom, ko tam ni nikogar drugega. To odgovarja vsem tipom ljudi. A predolgo sedenje doma v trenirki in »osami« zagotovo ne bo dolgoročno ustrezalo ljudem, ki so socialni in si želijo interakcijo s sodelavci v živo. Če poznate metodo DISC, dolgotrajno delo od doma torej ne bo ustrezalo rdečim in rumenim, kmalu za njimi pa tudi zelenim ne.
Pomanjkljivost dela od doma je močan upad motivacije, kar povzroča nizko storilnost, pomanjkanje izvirnih idej za reševanje izzivov, neizpolnjevanje rokov za oddajo materialov ali zaključek nalog, pa tudi splošno slabo počutje, »jamranje«, črnogledost …
KAJ TOREJ STORITI, ČE STE VODJA EKIPE, KI MORA DELATI OD DOMA (DELNO ALI STALNO)
- Delo svoje ekipe organizirajte podobno kot bi ga organizirali v pisarni.
- Če se lahko srečate v živo vsaj enkrat na teden, se srečajte. Takrat operativni sestanek združite z druženjem in s klepetanjem, da se tim ponovno poveže in se sodelavci spet počutijo kot del tima.
- Če se ne morete srečati v živo, imejte srečanje s kavo po spletu. Redno, vsak teden.
- Operativni sestanki naj bodo redni, kot bi bili v pisarni.
- Upoštevajte čas, ko se vaši kolegi in kolegice najlažje udeležijo teh sestankov. Ne načrtujte sestankov po 16. uri, saj ne bodo produktivni. Še več, izzvali bodo veliko slabe volje, saj so družine vaših kolegov takrat najverjetneje že doma, torej se bodo težko osredotočili na službeni pogovor.
- Za spremljanje načrtovanih nalog uporabljajte spletne programe, s katerimi boste lahko sledili opravljanju nalog – če je to seveda potrebno (Trello, Asana ali Google so le nekateri najbolj priročni, če nimate predvidenih internih orodij). Tako boste vsi mirnejši in imeli boste občutek, da delo gladko poteka.
- Pri sodelavcih poizvedite, kakšne razmere za delo imajo doma. Zelo verjetno so namreč doma tudi njihovi partnerji in otroci so ponovno v domači šoli, torej je delo v polni hiši še večji izziv.
- Poizvedite še, ali se v družini soočajo z okužbo ali celo boleznijo, to za vsakogar predstavlja posebno situacijo in dodaten stres. Ne spreglejte, če vaš sodelavec ali sodelavka doma skrbita za bolno osebo. Danes je namreč marsikateri starostnik ali bolnik, ki bi bil v običajnih razmerah v bolnišnici ali v domu za starejše, odvisen od domače nege in skrbi.
PRI NAČRTOVANJU URNIKA UPOŠTEVAJTE “NORMALNI” DELOVNI ČAS
Omejitve gibanja in obiskov pisarne so na plano naplavile veliko stisk, žal pa tudi egoizma posameznikov. V tej situaciji se moramo zavedati, da smo ljudje socialna bitja, ki za dobro funkcioniranje potrebujemo medsebojne stike, do neke mere pa tudi red in ustaljen ritem, okrog katerega lahko načrtujemo svoje zasebno življenje. Urnik tima torej postavite tako, da bodo skupni sestanki organizirani znotraj “normalnega” delovnega časa.
KAJ STORITI, ČE STE DEL EKIPE, KI MORA DELATI OD DOMA
Kako si organizirati delo od doma, da boste vzdrževali svojo produktivnost in veselje do delovnih nalog?
- Načrtujte svoje dneve.
- Dogovorite se za »online« kavo s svojimi kolegi, kot bi jo popili tudi v službi.
- Povejte vodjem, kdaj so za vas najboljši termini za skupne sestanke. Če imate otroke, potem naj vaši nadrejeni vedo, od kdaj naprej v vaši hiši ni več miru za sestanke, ki zahtevajo zbranost.
- Zjutraj se oblecite v bolj formalna oblačila, kot je zgolj trenirka. Počutili se boste bolje.
- Uredite si mesto za delo in sedite za računalnik vsak dan ob isti uri. Tudi če je delovno mesto kuhinjska miza, naj bo ta čez dan namenjena delu.
- Dan si razdelite na delo in redne odmore. Med odmori poklepetajte s kom – seveda pa bodite pozorni, da ne boste celega (dopol)dneva preživeli v klepetu, kot ga ne bi niti v pisarni.
- Redno prezračujte prostor, v katerem delate.
- Malico oziroma kosilo si pripravite dan prej ali pa pripravite nekaj zelo enostavnega, da boste za kosilo porabili največ toliko časa kot v pisarni.
- Če se vam zdi, da doma »nič ne naredite,« si zapisujte, kaj delate in obkljukajte opravljene naloge. Tako si boste povrnili zaupanje v svojo produktivnost ali pa to celo izboljšali.
VSI ČLANI TIMA SO SE ZNAŠLI NA NOVEM TERENU
Vodja zdaj lahko pokaže, v kakšni meri je osvojil veščine vodenja ljudi in delovnega procesa. Če vodenje ljudi obvlada, bo skupaj s timom pripravil urnik sestankov, srečanj in dela. Če pa zgolj zaseda funkcijo, ki mu omogoča formalno moč upravljanja s časom ljudi v svojem timu, jih bo silil, da svoj čas prilagodijo njegovemu urniku, ne glede na njihove želje ali sposobnosti. V takem timu bosta storilnost in motivacija zagotovo padali.
Vsak od sodelavcev v timu pa ima zdaj priložnost ugotoviti, kako si organizirati čas in delo, da bo to še vedno zanimivo in veselo opravilo, ki človeka izpolnjuje in prinaša rezultate.
DELO OD DOMA JE V VELIKO POGLEDIH ZAHTEVNEJŠE OD DELA V PISARNI
Delo od doma zahteva samodisciplino in to vsak dan. Predvsem je treba naravnati miselnost vseh udeleženih, da delo od doma ni počitek ali dopust in da se delovnik v nekem trenutku zaključi. Prav tako pa delo od doma zahteva veliko zaupanja, da bo opravljeno tako kot v pisarni.
Če se v timu srečujete z nezaupanjem, slabo organizacijo ali slabo produktivnostjo, se nam oglasite. Predlagali vam bomo svetovanje ali delavnico, kjer vam bomo pomagali ponovno vzpostaviti ravnovesje in povišati storilnost vašega tima.