Najboljše darilo organizatorja dogodkov za novinarje je dobra zgodba

Na področju medicine in farmacije se ves čas dogajajo čudovite zgodbe o ljudeh, ki so zavezani skrbi za druge: zgodbe o novih znanstvenih odkritjih, velikih medicinskih dosežkih, revolucionarnih spoznanjih. Možnosti za uspešno obravnavo številnih bolezni so se v zadnjih desetletjih nepredstavljivo izboljšale. Te informacije po uradnih kanalih pridejo do zdravstvenega osebja, pri ozaveščanju javnosti pa je ključna vloga medijev. V zadnjih mesecih še posebej. V obdobju epidemije je delo novinarjev izredno pomembno in velika večina ga opravlja odlično.

Kako doseči, da bo medij v današnji poplavi informacij objavil ravno našo zgodbo? To vprašanje smo zastavili Sergeji Širca, ki v ekipi Aetas vodi projekte na področju organizacije dogodkov. Njen odgovor je preprost, a hkrati zapleten: »Novinarjem posredujmo sporočilo, ki pritegne – zato, ker obljublja dobro zgodbo.«

Kdaj se sploh odločiti za komunikacijo z mediji oziroma novinarji?

Takrat, ko jim imamo kaj povedati. Ko se odločamo za organizacijo dogodka za novinarje, se torej najprej vprašajmo, ali sploh imamo konkretno sporočilo zanje. Pri tako obširni temi, kot je zdravje, se (skoraj) vedno najde nov vidik, ki bo pritegnil novinarje – in v tem je ekipa Aetas zelo izkušena. V primerih, ko je tema že res izčrpana ali neprimerna za predstavitev medijem, pa to pošteno povemo in predlagamo drugačen način komuniciranja z javnostjo.

Pred kratkim smo eno za drugo izpeljali odmevne novinarske konference. Je še kak drug način, kako se pogovoriti z novinarji?

Načinov za komuniciranje z novinarji je res veliko. Na primer izobraževalni posvet za predstavnike javnosti, ki smo ga pripravili konec lanskega leta, nekaj časa so bili zelo popularni novinarski zajtrki, ob robu kakega večjega dogodka lahko glavni predavatelji podajo izjave medijem …

Kdaj se odločimo za organizacijo novinarske konference, kdaj pa za drugo vrsto dogodka?

Obstaja sicer nekaj pravil, a na kratko bi lahko rekli, da je odvisno od tega, kaj želimo sporočiti javnosti. Včasih pravzaprav ne želimo sporočiti ničesar, morda bi radi novinarje le izobrazili o neki temi.

V nekaterih situacijah lahko medijem pošljemo sporočilo za javnost. So pa tudi primeri, ko je najbolj primeren način stari dobri telefonski klic ali oseben pogovor – to seveda pride v poštev le, če imamo dober odnos z novinarji. Ko imamo v imeniku osebne telefonske številke vodilnih novinarjev, ki pokrivajo področje, kjer delujemo, in jih navdušimo za svojo zgodbo, takrat lahko rečemo, da smo v svojem poslu uspešni.

Tak imenik oziroma adrema je zlata vreden. Kako pripravimo adremo?

Uporabiva raje nedovršno obliko glagola, saj adreme ne pripravimo, ampak pripravljamo. Seveda lahko osnovo, torej seznam medijev, ki pokrivajo naše področje, pripravimo v nekaj urah ali dneh. Najprej dobro razmislimo, katere medije spremlja naša ciljna javnost. Nato pa se lotimo raziskave, kateri novinarji v posameznem mediju poročajo o našem področju. Teh podatkov je na spletu precej, seveda pa ne vsi. Zato kar brez strahu, dvignimo telefon glavne redakcije in vprašajmo, kdo pokriva katero področje. V redakcijah so takih vprašanj navajeni. Seveda pa vam nikjer ne bodo zaupali številke prenosnega telefona svojega novinarja.

Potem pa bo trajalo še kar nekaj časa in ažuriranja, da bo naša adrema uporabna – da jo bomo torej izpili do te mere, da bomo natanko vedeli, kako temo predstaviti posameznemu novinarju, kdaj mu moramo dogodek pravočasno napovedati, kateri dan v tednu ima na voljo snemalno ekipo, kdaj imajo v redakciji tedenski sestanek, na katerem izbirajo teme, pa tudi, katera novinarka je na porodniškem dopustu in koliko strani imajo na voljo za tematike zdravja v posameznih izdajah.

Prav zato so dobre adreme dobesedno zlata vredne. Naša adrema je eno najbolj dragocenih poslovnih orodij podjetja Aetas.

Kako se pripravimo na dogodek za novinarje?

Prvo pravilo je vsekakor, naj se priprave pričnejo pravočasno, prav tako pomembno pa je, da se jih lotimo profesionalno. Če bo direktor podjetja naročil sodelavki, naj po elektronski pošti pošlje vabilo na novinarsko konferenco podjetja vsem medijem v adremi, naj se ne jezi nanjo zaradi slabe udeležbe novinarjev. Ni vsak tudi strokovnjak za odnose z javnostmi.

Kako izberemo govorce? Moramo biti pozorni samo na strokovnost ali tudi na komunikacijske veščine govorca?

To je pravzaprav definicija resničnega strokovnjaka: vodilni strokovnjaki na svojem področju znajo praviloma o določeni temi govoriti na preprost način, ki ga razume vsakdo. V Aetas ekipi smo doslej večinoma sodelovali z govorci, ki so združevali oboje. Seveda se tu pa tam najde kdo, ki retorično (še) ni najbolj spreten,  a če se spozna na zanimiv vidik dogodka, ga vseeno velja vključiti. V tem primeru moramo pripravam s takim govorcem posvetiti še posebno pozornost ali pa ga na primer predlagamo kot sogovornika tiskanemu mediju in ne denimo za televizijsko oddajo v živo.

Nekateri strokovnjaki pa se v soju žarometov pred kamero odlično znajdejo, kot denimo hrvaški zdravnik dr. Vladimir Draženović na fotografiji z novinarske konference, ki smo jo organizirali v Zagrebu.

V našem podjetju vsem govorcem ponujamo tudi pripravo na javni nastop, če začutimo, da so v stiski. Zdaj, ko novinarske konference potekajo virtualno, vedno opravimo vajo pred dogodkom, tako zaradi priprave govorcev kot zaradi testa tehnične opreme.  

Kaj naj pripravimo za novinarje in na kakšen način? Kako pripravimo materiale za novinarsko konferenco?

Pri tem naj nas vodi misel, da imajo novinarji praviloma malo časa za pripravo medijskih prispevkov, zato jim skušajmo njihovo delo olajšati. Poleg sporočila za medije, v katerem strnemo glavne poudarke dogodka, jim torej pripravimo še dodatna gradiva o temi, fotografije govorcev na dogodku in podobno.

Kako je z darili za udeležence?

So novinarske konference in predstavitve, ki so odlično obiskane, ker novinarji vedo, da bodo tam dobili darilce v obliki promocijskih izdelkov. Ni pa nujno, da bodo o teh izdelkih tudi napisali medijski prispevek – to je sicer naš cilj, a tega noben resen organizator dogodkov niti ne zahteva. Aetas pripravlja dogodke s področja zdravja, na katerih novinarjem predstavlja izredno pomembne teme, najbolj kompetentne sogovornike in predvsem dobre zgodbe – to je po mojem mnenju najbolj dragoceno »darilo« za novinarja.

Seveda pa novinarjem priskrbimo pripomočke za njegovo delo: gradiva o temi, ki so pospravljena v lično mapo, v katero dodamo še vsaj pisalo ali blok za pisanje.

Kaj pa catering? Je pomemben?

Ker vsak od nas težko razmišlja, ko je žejen ali lačen, je dobro za novinarje pripraviti osvežilne pijače in kak
rogljiček, za kosilo pa običajno nimajo časa. Tudi časi dolgih obilnih, z alkoholom podprtih kosil za novinarje so že zdavnaj minili in medijskim ekipam se običajno mudi v redakcije.

 

Kako zagotovimo obisk novinarjev?

V prvi vrsti seveda s poglobljeno pripravo vsebin, ki so pripravljene na zanimiv način. Vseeno pa še tako pomembna in še tako dobro pripravljena vsebina sama po sebi (žal) ne zagotavlja dobre udeležbe in ustrezne medijske odmevnosti dogodka.

Organizacija dogodka, ki sam po sebi pritegne novinarje zaradi pomena, zanimivosti ali aktualnosti teme, je skrita želja vsakega organizatorja dogodkov. Ko Urad vlade za komuniciranje pripravlja novinarsko konferenco o razglasitvi karantene ali odstopu ministra, medijem praktično sporoči le datum in uro, nato pa poskrbi samo še, da ne zmanjka stolov za vse udeležence in da bo med njimi ustrezna razdalja. Seveda se Urad vlade za komuniciranje ob takih priložnostih srečuje s popolnoma drugačnimi izzivi.

Dogodki na področju zdravja so s tega vidika bolj zahtevni, saj je to zelo široko področje, ki ga pokriva zelo malo (premalo) novinarjev. Zato velja vse vidike dogodka dobro premisliti in predvsem osebno kontaktirati te novinarje – da, takorekoč vse. Še tako se lahko zgodi, da nek medij enostavno ne bo poročal o našem dogodku, ker je edina novinarka, ki pokriva to področje, na dopustu, ali pa je snemalna ekipa že zasedena … A dober organizator dogodka lahko zagotovi objavo v tem mediju tudi v takih primerih.

Ali potrebujemo moderatorja? Voditelja? Zakaj ja, zakaj ne?

Zagotovo. Dober moderator ve, katera sporočila mora posredovati udeležencem, in ima ves čas dogodka pregled nad tem. Še tako dobremu govorcu se lahko pod žarometi zgodi, da zgubi rdečo nit ali pozabi na pomembno sporočilo – naloga moderatorja pa je, da te rdeče nitke nikoli ne izgubi izpred oči in jo v pravem trenutku vrne na govorniško mizo.

Kakšna je naša naloga po novinarski konferenci? Se naše delo konča, ko novinarji odidejo?

Nikakor, takrat nas čaka še veliko dela. Nekateri mediji sicer po novinarski konferenci objavijo sporočilo za javnost, ki jim ga dober organizator posreduje čimprej po dogodku. Večina novinarjev pa – kot smo omenili na začetku – ustvarja bolj obširno zgodbo in v tem procesu je zelo dobrodošla podpora organizatorja dogodka. Nikakor ne gre za vplivanje na novinarja, kaj konkretno naj objavi, saj si tega noben dober novinar ne dovoli. Vsekakor pa lahko organizator pripomore k bolj celostni predstavitvi teme in novinarja podpre s posredovanjem kontaktov, virov, fotografij …

Kakšen bi bil tvoj nasvet za podjetja, ki želijo komunicirati z novinarji oz. javnostjo?

• Preden se lotite načrtovanja dogodka, dobro premislite, kakšno sporočilo želite posredovati in koga želite z njim doseči.
• Zapišite si glavna sporočila in vse ciljne javnosti, raziščite pa tudi, katere medije spremljajo.
• Nato se vprašajte, ali lahko s svojimi viri (znanjem, zaposlenimi, adremo …) zagotovite objavo ključnih sporočil oziroma vsebin v medijih, ki jih spremlja vaša ciljna javnost.

Če odgovor na to vprašanje ni hiter in odločen »da,« vam iskreno priporočam, da za organizacijo dogodka najamete profesionalce. Kajti če vam bo pri organizaciji dogodka spodletelo, bo to še dolgo vplivalo na ugled vašega podjetja vsaj med novinarji, če ne tudi v celotni slovenski javnosti.

Ali za organizacijo spletnih dogodkov veljajo drugačna pravila, jih je lažje organizirati?

V bistvu ne, saj sta ključna elementa dobre organizacije dogodka, torej tehtna vsebina in dober odnos z mediji, ključnega pomena tudi pri pripravi spletnega dogodka. Morda se na prvi pogled zdi, da je organizacija spletne novinarske konference lažja kot organizacija dogodka v živo. A na podlagi izkušenj s številnimi spletnimi dogodki, ki jih je ekipa Aetas pripravila v zadnjem letu, se s to oceno nikakor ne strinjam. Res da se v tem primeru ne ukvarjamo z na primer iskanjem primerne lokacije, potrebujemo pa zanesljivo spletno platformo, na katero bomo povabili udeležence. In čeprav se na prvi pogled morda zdi, da je novinarje lažje pritegniti k spremljanju novinarske konference iz domače pisarne, ne smemo pozabiti, da je udeležencem virtualnih dogodkov veliko lažje klikniti na gumb »Izhod«, če dogodek postane dolgočasen, kot je vsem na očeh odkorakati iz polne dvorane.

Napotke za organizacijo online dogodkov najdete v prispevku TUKAJ.

Dogodke za novinarje v podjetju Aetas organiziramo v Sloveniji in na Hrvaškem. Če tudi sami načrtujete dogodek za novinarje ali tudi, če šele razmišljate o tem, in potrebujete zanesljivo in profesionalno ekipo, nas pokličite na 051 652 344 ali nam pišite na info@aetas.si.